Fasilitoi etätyöpaja, jossa kukaan ei katso kissavideoita

Miten ideariihet rullaisivat kotitoimistoilla entiseen tapaan? Osalle ideointi ja sen fasilitointi etäilymoodissa on tuttua, mutta yllättävän moni on uuden edessä. Etätyöpajan järjestäjää saattaa jännittää: Pätkiikö nettiyhteys ja tökkiikö tekniikka, käyttävätkö osallistujat kameroitaan ja uskaltaako kukaan edes sanoa mitään? Entä viuhahtaako aviomies kalsareillaan järjestämäni videokonffan taka-alalla?

Alla parhaat vinkkini fasilitoijille sekä muutama huomio myös pajaan osallistuville. Toimiva etätyöpaja on nimittäin ei vain kahden, vaan tarvittaessa vaikka kahdenkymmenen kauppa.

1. Valmistaudu, erityisesti tekniikan osalta

Tärkein asia ihan jokaisessa työpajassa on hyvä valmistautuminen, mutta etäversiossa tekniikka vaatii vielä piirun verran enemmän valmistelua. Jaa työpajan roolit: Mieti, kuka hoitaa teknistä puolta, kuka fasilitoi ja kuka tekee muistiinpanoja. Laadi sisältö ja juoksutus. Aikatauluta jokainen osio. Pidä valmistautuessakin kirkkaana mielessä työpajan tavoite ja millä keinoilla siihen parhaiten päästään.

2. Ohjeista osallistujat

Etätyöpajoihin osallistuminen saattaa olla hermoja raastavaa myös osallistujille: Osaanko käyttää taas uutta ohjelmaa, miksei mikki toimi ja miltä tukkakin näyttää videolla? Ohjeista osallistujat kunnolla. Lähetä palaverilinkki, jota voi käydä testaamassa etukäteen. Jaa testilinkki myös mahdolliseen ideointityökaluun. Muistuta, että kamerat tullaan pitämään päällä.

3. Pidä setti napakkana ja hyödynnä kyselyitä

Työpajat ovat usein tiukkoja puristuksia ja etätyöpajat sitäkin tiukempia. Pidä siis etätyöpajan kesto niin lyhyenä kuin mahdollista. Suositus on usein pisimmillään kaksi tuntia. Kolmekin menee, mutta tällöin on tärkeää muistaa tauotus. Neljän tunnin kohdalla osa katsoo työpajan lomassa jo kissavideoita YouTubesta. Hanki siis osa työpajassa kerättävistä materiaaleista ja näkemyksistä etukäteen esimerkiksi kyselyllä, jonka vastaukset voit käydä läpi pajan aluksi.

4. Kerro, miten kommunikoidaan

Tee työpajan aluksi selväksi, millä tavalla keskustellaan, kysytään apua tai kerrotaan mielipiteitä. Ohjaa teknistä tukea vaativat kyselyt vaikka chat-ikkunaan. Kerro, että puheenvuoron saa virtuaalisella kädennostolla ja että pidemmät keskustelut pidetään pienryhmissä.

5. Ota haltuun sopivat työkalut

Työpajasta selviää pelkällä etäyhteydelläkin, mutta parhaiten homma toimii erikseen etäkokousteluun sekä ideoiden keräämiseen tarkoitetuilla työvälineillä. Opettele käyttämään niitä sujuvasti! Työpajan järjestämiseen ja pienryhmäkeskusteluihin toimii esimerkiksi Zoom. Ideointiin ja tiedon keräämiseen voit käyttää virtuaalisia muistilappuja kuten Miro tai IdeaBoardz ja vuorovaikutuksen tehostamiseen sopii esimerkiksi Mentimeter.

6. Unohda kalvosulkeiset

Mieti, mihin tarvitset esitysmateriaalia ja mitkä osiot voi hoitaa puhumalla. Jatkuva ruudun jakaminen ja vastaavasti tämän toiminnon ottaminen pois päältä on rasittavaa katsottavaa seuraajille. Vuorovaikutus onnistuu etätyöpajassa paremmin, kun näet seuraajien kasvot.

7. Pidä jengi tiukasti kyydissä

Etätyöpaja ei ole luento. Muista siis osallistaa työpajaan osallistujia. Vaadi, että jokaisella on kamera päällä, jotta ruudun toisella puolella ei samaan aikaan leivota pullaa tai tehdä kauppalistaa. Tee yllätyskysymyksiä osallistujille, käytä äänestyksiä, kannusta käyttämään virtuaalipeukutusta tai -taputusta ja teetä isommilla ryhmillä pienryhmäkeskusteluja.

8. Käytä ulkopuolista fasilitoijaa

Jos haluat vapautua fasilitoinnin paineista ja keskittyä itse ideointiin ja keskusteluun, jätä fasilitointi osaavan kumppanin huoleksi.

Ja vielä vinkki loppuun – ehkäpä se tärkein. Vaikka kaikki on suunniteltu ja mietitty kunnolla, niin varmaa on vain se, että jotain yllätyksiä tulee. Kuten kollegalleni, jonka etätyöpajan kesken lapsi huusi ”Äiti syö kakkaa!” Muistetaan siis, että ihmisiä tässä vain ollaan. Ruudun molemmissa päissä.