Kalvoton esitys on kelvoton esitys, vai onko?

Tunnin luento, jossa puhuja lukee täyteen ahdettua PowerPoint-esitystä ääneen monotonisesti. Puhujan tarkoituksena on vakuuttaa luettelemalla paljon faktoja ja kuorruttaa ne asiantuntijajargonilla. Lopputuloksena esitys, josta ei jää mieleen oikein mitään. Kuulostaako tutulta?

Monelle puhujalle esityksessä tärkeintä tuntuu olevan lukea ääneen se, mitä täyteen ahdetuilla kalvoilla kerrotaan. Jossain organisaatiossa myös ajatellaan, että kalvoton esitys on kelvoton esitys. Hyvän esityksen ainoa mittari on kuitenkin vaikuttavuus: Herättikö se kuulijassa tunteita ja ajatuksia ja vaikuttiko se lopulta jonkinlaiseen toimintaan, oli se sitten ostopäätös tai uusi laki.

Jos esityksessä käytetään kalvoja, niiden tulisi tukea puhesisältöä esimerkiksi mieleenpainuvien otsikoiden tai kuvien avulla tai havainnollistaa asioita grafiikan avulla. Jos kalvojen ainoa tarkoitus on toimia puheen muistiinpanoina, olisi kaikkien kannalta ajansäästöä lähettää PowerPoint-esitys sähköpostitse ja jättää yleisön kohtaaminen kokonaan väliin.

Vaikuttava esitys lähtee liikkeelle yleisöstä

Kun haluat parantaa esityksesi vaikuttavuutta, kiinnitä huomiota kolmeen asiaan: viestisi kiinnostavuuteen, viestisi havainnollistamiseen ja viestisi välittämiseen oman persoonasi avulla.

Monet meistä aloittavat esiintymisiin valmistautumisen kasaamalla kalvoesityksen. Ensin etsimme vanhoja pohjia, joita voisimme hyödyntää ja sen jälkeen höystämme esitystä parilla uudella kalvolla. Aikapaineen vuoksi esitys kasataan usein kiireellä ja mahdollisimman pienellä vaivalla.

Ennen kuin ryhdymme keräilemään kalvoja kasaan, meidän kannattaisi kuitenkin kirkastaa ajatus siitä, kenelle olemme puhumassa ja kuinka tekisimme sen kiinnostavasti. Asiasisältö, sen havainnollistaminen ja oma esiintyminen suunnataan aina tietylle kohderyhmälle, joten ”one PPT fits all”-tyyppinen lähestymistapa ei yleensä toimi.

Missä pääviesti luuraa?

Asiantuntijoiden perisyntinä on usein se, että he tietävät asiasta liikaa ja inhoavat yksinkertaistamista, koska se tarkoittaa mutkien vetämistä suoraksi. Yleisön ei kuitenkaan tarvitse tietää kaikkea. Monotonisen yksinpuhelun vaarana on se, että se sisältää enemmän unihiekkaa kuin herätteleviä ajatuksia.

Pidä siis pääviestit kirkkaina ja kiteytettynä. Jos 40 kalvon setti on täynnä tekstiä, on suuri vaara, että muutaman kirkkaan pääviestin sijaan puhujalla onkin 30 viestiä. Kun viestejä on liikaa, tärkeimmät niistä ei kuulijoille erotu.

Korvat kuulevat, silmät näkevät

Ei kalvot kuitenkaan pelkkää pahaa ole. Ne mahdollistavat kuvien ja grafiikan esittämisen, jotka havainnollistavat joskus monimutkaisia asioita. Parhaimmillaan ne tekevät esityksestä erottuvamman ja kiinnostavamman. On kuitenkin hyvä tarkastella omia kalvosulkeisiaan kriittisesti: mitkä kalvot ovat aidosti tarpeellisia, kiinnostavia, havainnollisia ja vaikuttavia. Vai voisiko esitys voi olla vaikuttava ilman kalvojakin?

Meiltä Drumista saat apua niin viestien kiteyttämiseen, esitysten havainnollistamiseen kuin esiintymiseen. Liikkeelle voit lähteä vaikka Sitouta kuulija kirkkaalla viestillä -luennon avulla, jossa käydään läpi kaikki hyvän esityksen perusperiaatteet inspiroivalla tavalla. Esitys sisältää kalvoja.