Do’s and dont’s: miten viestin etänä parhaiten?

Poikkeustila vaatii poikkeuksellisia tapoja järjestää sosiaalinen kanssakäyminen ja pitää ihmiset lähellä — niin etätyössä kuin vapaa-aikanakin. Kokeillaan, miksi se ei onnistuisi, ajattelin, kun sain kutsun elämäni ensimmäisille etäaperitiiveille, jumppaan ja lautapeliä pelaamaan – vaikka suoraan sanottuna olin tottunut ajattelemaan Zoomia ja Webexiä aivan muissa yhteyksissä.

Etäyhteyksien hyödyntäminen hyppäsi lähes kaikilla meillä viime viikkojen aikana aivan uudelle tasolle. Etäpalaveerauksesta ja virtuaalifasilitoinnista tuli ajankohtaisempaa kuin koskaan ennen. Moni toimistotyötä tekevä, itseni mukaan lukien, siirtyi yhtäkkiä sataprosenttisesti etätyöhön. Koska en pidä itseäni ”etätyöihmisenä”, lähdin miettimään, miten pystyn viestimään tehokkaasti uudessa tilanteessa.

Parhaat vinkkini etäyhteyksien hyödyntämiseen

Kun viestintä poikkeusoloissa muiden kuin oman perheen ja mahdollisten kauppareissujen osalta on käytännössä pelkkää etäilyä, syntyy jo kohtuullisen hyvä käsitys parhaista käytännöistä.

Rikkaimmat etäviestintäkanavat perustuvat videoyhteyteen. Kamera kannattaa pitää päällä ja yrittää kaikilla muillakin tavoin luoda kasvokkaisen vuorovaikutuksen tuntu yhteydenpitoon. Hymyile, naura ja elehdi käsilläsi, jos se on sinulle luontaista. Ja muista mute-nappula, kun osallistut kokoukseen, etkä sillä hetkellä ole äänessä.
Ole kiinnostunut ihmisestä linjojen takana. Videokuvan lisäksi tarvitaan myös sanoja, jotka tuovat ihmiset vähän lähemmäs toisiaan. Helpointa on aloittaa kysymällä, mitä sinulle kuuluu, miten arki rullaa, miten perheesi voi, ja entä ne iäkkäämmät vanhemmat. Empatia kuuluu linjoilta, ja erityisen tärkeää se on nyt, kun ihmiset ovat huolissaan omasta ja läheistensä terveydestä.
Keskity. Kuten elävässäkin elämässä, myös etäyhteyksien takana keskustelukumppanisi huomaa heti, jos vilkuilet puhelinta tai näpyttelet sähköpostia. Ole läsnä, äläkä tee mitään muuta!
Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän. Todennäköisesti puhuisimme ja vaihtaisimme enemmän ajatuksia, jos tapaisimme kasvokkain. Jotain keskeistä saattaa jäädä sanomatta, kun viestintämme on linjojen varassa. Riko siis hiljaisuus ja ota yhteyttä ihmisiin matalalla kynnyksellä, osallistu aktiivisesti yhteisiin keskusteluihin ja muistuta olemassaolostasi.
Kokeile uutta teknologiaa ennakkoluulottomasti. Kun opit käyttämään erilaisia työkaluja, kokeile rohkeasti, mihin kaikkeen ne taipuvat. Testaa työkavereidesi kanssa ryhmätyötiloja ja whiteboardeja ja löydä toimivimmat tavat työskennellä yhdessä. Äläkä unohda teknologiaa rennon yhdessäolon mahdollistajana: afterworkkeja, lautapeli-iltoja tai syntymäpäiväjuhlia ei kannata nyt perua, vaan järjestää ne etänä.

Jatketaan siis elämää myös etäyhteyksin, ollaan sosiaalisia ja otetaan teknologiasta kaikki irti.

Blogi