Paremmaksi etäviestijäksi – koronakevään opit syksyä varten

Ehdin olla Drumissa vain kaksi viikkoa, kun korona siirsi työt ja kaiken niihin liittyvän yhteydenpidon Slackiin ja videoneuvotteluihin. Aloin tietoisesti panostaa etäviestintään ja pohdin, miten tehdä siitä parempaa. Kirjoitin keväällä havainnoistani, etäviestinnän do’s and dont’seista, ja nyt seuraa lisää käytännön vinkkejä, miten kehittyä paremmaksi etäviestijäksi.

Täsmällinen ja riittävä taustoitus saavat puhumaan samasta asiasta

Etäviestinnässä on asioiden hoitamisen lisäksi kyse hyvien suhteiden luomisesta. Väärinymmärryksiä ja -tulkintoja tapahtuu useammin kuin kasvokkain, ja viestintä saattaa olla myös yllättävän tehotonta. Ratkaisevaa etäviestinnän onnistumisessa on – niin kuin aina viestinnässä – tilannetaju.

Mieti näitä, kun luot tilannekuvaa:

• Mistä olemmekaan keskustelemassa?
• Mitä keskustelukumppanisi jo tietää asiasta?
• Miten luot yhteistä ymmärrystä, jos tiedät jostain aiheesta enemmän kuin keskustelukumppanisi?
• Uskallatko myöntää, jos et tiedä jotain?
• Oletko kokeillut joukkoistaa asioita ideoiden keräämiseksi? (Tämä on muuten meillä Drumissa yleinen ja minusta hieno käytäntö.)

Etäviestinnän pullonkaulat liittyvät tilanteisiin, joissa liian niukkasanaiset tai epätäsmälliset viestit herättävät vastaanottajassa vääränlaisia mielikuvia. Pikaviestittelystä tuttu yksirivisten viestien kulttuuri aiheuttaa helposti hämmennystä työkontekstissa. Oletko varma, mihin esimerkiksi ”sillä jutulla” ja ”ok:lla” eri yhteyksissä viitataan?

Pyri siis tietoisesti taustoittamaan asiat, ja kysy kollegaltasi, kaipaako hän briiffiä itsestäänselvyyksinä pitämiisi asioihin. Se ei ole kuulijan aliarvioimista, vaan huomaavaista käytöstä. Jos puolestaan saat kryptisen viestin, kysy.

Muista myös oikea sävy

Tilannetajuiseen viestintään kuuluu myös oikea sävy. Ystävällisen vaikutelman antamisen merkitys etäyhteyksien päässä korostuu, kun spontaanit käytäväkeskustelut puuttuvat. Videoneuvotteluun osallistuvien kanssa voi vaihtaa ennen varsinaiseen asiaan menemistä pari sanaa kuulumisista ilman, että tehokkuus kärsii.

Kuuntelu ja tilan antaminen toiselle on vähintään yhtä tärkeää kuin puhuminen. Aktiivinen kuuntelu esimerkiksi toisen puheenvuoroa komppaamalla vahvistaa yhteyttä.

Ole aktiivinen, ole olemassa

Taitava etäviestijä tekee itsensä näkyväksi linjojen takana, ja tiedon jakamisen kulttuuria pitää jokaisen aktiivisesti edistää. Koko aikaa ei tarvitse olla linjoilla chattailemassa, mutta oman aktiivisuuden kautta jäät helposti mieleen ja teet itsestäsi hyvän työkaverin etätyöyhteisössä.

Voimia etätöihin! Jatketaan keskustelua Alma Talentin järjestämässä Assistentti Forum -tilaisuudessa 29.9., jossa klo 13.30 aiheena on etäviestinnän do’s and dont’s.